Vom PDF nach Excel, ohne Excel zu verlassen: das myocr.app-Add-in ist im Microsoft Marketplace

Warum ein Add-in, wenn Excel PDFs ohnehin importiert

Die Excel-Funktion "Daten aus PDF" funktioniert gut mit einer Art von Datei: dem PDF mit echtem Text, das von einer Software erzeugt wurde. Geben Sie ihr einen gescannten Kontoauszug, einen fotografierten Beleg oder eine ausgedruckte und wieder eingescannte Lieferantenrechnung, und sie findet nichts zum Importieren. Genau dort passiert in der Buchhaltung noch immer das meiste Kopieren und Einfügen: Augen auf dem PDF, Finger auf der Tastatur, eine Zahl nach der anderen.

Das myocr.app-Add-in bringt echte OCR in Excel. Sie öffnen das Dokument in einem Seitenbereich, ziehen einen Rahmen um das, was Sie brauchen, und der erkannte Wert landet in der markierten Zelle. Seit dem 11. Oktober ist es im Microsoft Marketplace veröffentlicht, und das ändert eine praktische Sache: Sie brauchen keine Manifest-Datei mehr, um es zu installieren.

In 30 Sekunden installiert

1. Öffnen Sie Excel und gehen Sie zu Start → Add-Ins (in manchen Versionen: Einfügen → Add-Ins abrufen).
2. Suchen Sie nach myocr und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Eintrag heißt "PDF OCR and Snip for myocr.app", veröffentlicht von MAD.AI SRL.
3. In der Registerkarte Start erscheint die neue Schaltfläche OCR & Snip. Klicken Sie darauf, um den Bereich zu öffnen.
4. Klicken Sie auf Mit myocr anmelden und melden Sie sich mit Ihrem myocr.app-Konto an. Mehr ist nicht einzurichten.

Es gibt nichts herunterzuladen und nichts zu aktualisieren: Ein Office-Add-in wird jedes Mal aus dem Web geladen, Sie arbeiten also immer mit der aktuellen Version. Es läuft in Excel für Windows, Excel für Mac und Excel im Web, mit Microsoft 365 oder Excel 2021 und neuer. Sperrt Ihre Organisation den Store, bleibt die Installation per Manifest in zwei Minuten als Ausweg.

Der erste Ausschnitt

Laden Sie ein PDF oder ein Bild in den Bereich, klicken Sie auf die Zelle, in die der Wert soll, und ziehen Sie auf dem Dokument einen Rahmen darum: ein Gesamtbetrag, eine Rechnungsnummer, ein Datum, eine USt-IdNr. Der Text wird erkannt und in die Zelle geschrieben. Zahlen kommen als Zahlen an, lassen sich also summieren und sortieren wie alles, was Sie selbst eingetippt haben.

Die Zelle behält außerdem einen Link zur genauen Stelle im Dokument. Monate später klicken Sie darauf, und das Add-in öffnet die Datei erneut und markiert den Bereich, aus dem der Wert stammt. Für alle, die belegen müssen, woher eine Zahl kommt, ist das der wichtigste Teil.

Ganze Tabellen, auch aus Scans und Fotos

Markieren Sie einen Bereich mit einer Tabelle oder die ganze Seite, und das Add-in schreibt Zeilen und Spalten ab der markierten Zelle in das Blatt. Das ist der Schritt, den der Excel-Import bei gescannten Seiten nicht schafft. Kontoauszüge bekommen eine zusätzliche Prüfung: Anfangssaldo plus Gutschriften minus Belastungen wird mit dem Endsaldo verglichen, und das Ergebnis steht neben den Buchungen, dieselbe Saldenprüfung wie auf der Website.

Zwei kleinere Werkzeuge sparen erstaunlich viel Zeit. Summen-Ausschnitt: ein Rahmen über mehrere Beträge, und die Summe landet in einer Zelle. Erneut mit der Quelle prüfen: liest das Dokument noch einmal und markiert jede Zelle mit ✓ oder ✗, je nachdem, ob sie noch übereinstimmt; nützlich, nachdem jemand das Blatt bearbeitet hat.

Stapel ähnlicher Dokumente

Bei fünfzig Rechnungen desselben Lieferanten wollen Sie nicht fünfzig Rahmen ziehen. Legen Sie die Felder einmal als Vorlage fest (Nummer, Datum, Betrag, Steuer), laden Sie den ganzen Stapel in den Bereich, und das Add-in extrahiert eine Zeile pro Dokument. Der Bereich führt eine durchsuchbare Liste der geladenen Dateien, damit Sie zwischen ihnen wechseln können.

Was es kostet

Das Add-in läuft über ein myocr.app-Abonnement: Starter für 19 € im Monat mit 1.200 Seiten oder Pro für 49 € im Monat mit 3.500 Seiten. Die Abo-Seiten gelten auch für Konvertierungen auf der Website. Vor dem Abonnieren können Sie es mit 5 kostenlosen Seiten testen; für den Test ist wie bei API-Schlüsseln eine verifizierte Karte nötig, belastet wird aber nichts. Auf der Website gekaufte Seitenpakete gelten derzeit nicht für das Add-in.

Die Dokumente laufen zur Erkennung über die Server von myocr.app; das Add-in braucht deshalb eine Internetverbindung und funktioniert nicht offline.