Die Saldenprüfung ist fehlgeschlagen: Finden Sie den Fehler über die Differenz

Eine fehlgeschlagene Prüfung ist eine gute Nachricht

Wenn Anfangssaldo + Gutschriften − Belastungen nicht den auf dem Auszug gedruckten Endsaldo ergibt, hat die Prüfung ihre Aufgabe erfüllt: Sie hat eine falsche Zahl gestoppt, bevor sie in die Buchhaltung gelangt ist. Jetzt gefunden, ist der Fehler in wenigen Minuten behoben. Erst beim Monatsabschluss gefunden, kostet er einen Nachmittag.

Und die Differenz ist mehr als eine Zahl zum Notieren. Ihre Höhe verrät meist, welche Art von Fehler vorliegt und wo er zu finden ist. Dieser Leitfaden zeigt, wie man sie liest.

Schritt null: Lässt sich dieser Auszug überhaupt prüfen?

Die Prüfung braucht drei Dinge aus dem Dokument: den Anfangssaldo, den Endsaldo und alle Umsätze dazwischen. Fehlt eines davon, bedeutet eine Differenz keinen Fehler. Schließen Sie zuerst diese Fälle aus:

• Nur eine Seite eines längeren Auszugs. Der Anfangssaldo steht auf der ersten Seite, der Endsaldo auf der letzten: Eine einzelne Seite oder ein einzelnes Foto kann nicht aufgehen. Laden Sie den vollständigen Auszug als ein einziges PDF hoch; die Scanner-App jedes Handys fügt Fotos zu einer Datei zusammen.
• Eine fehlende Seite im erhaltenen PDF. Vergleichen Sie den Übertrag am Ende jeder Seite mit dem Übertrag am Anfang der nächsten. Wo sie nicht übereinstimmen, fehlt eine Seite.
• Zwei Konten oder zwei Währungen in derselben Datei. Jedes Konto hat seinen eigenen Anfangs- und Endsaldo: Trennen Sie sie und prüfen Sie jedes einzeln.
• Ein Zwischenauszug mitten im Zeitraum, ohne Endsaldo: Es gibt noch nichts, womit man vergleichen könnte.

Die Differenz lesen: sechs Fingerabdrücke

Nennen Sie D die Differenz zwischen dem berechneten Endsaldo und dem auf dem Auszug gedruckten. Prüfen Sie dann diese Muster in dieser Reihenfolge:

1. D entspricht einem Umsatz → eine Zeile fehlt oder wurde doppelt gezählt. Ist der berechnete Saldo zu hoch, suchen Sie eine übersprungene Belastung in dieser Höhe oder eine doppelt gezählte Gutschrift. Ist er zu niedrig, umgekehrt. Suchen Sie im Auszug genau diesen Betrag.
2. D ist das Doppelte eines Umsatzes → ein Vorzeichen ist vertauscht. Eine Zahlung, die als Eingang gelesen wurde, oder umgekehrt, verschiebt den Saldo um das Doppelte ihres Betrags. Halbieren Sie D und suchen Sie einen Umsatz in dieser Höhe in der falschen Spalte.
3. D ist durch 9 teilbar → ein Zahlendreher oder ein verschobenes Komma. Vertauscht man zwei benachbarte Ziffern, entsteht immer eine durch 9 teilbare Differenz: 54,10 als 45,10 gelesen weicht um 9,00 ab. Dasselbe gilt für ein verschobenes Komma: 1.250,00 als 125,00 gelesen weicht um 1.125,00 ab, also 9 × 125. Es ist eine der ältesten Prüfungen der Buchhaltung, und sie funktioniert bei Lesefehlern der Texterkennung genauso gut.
4. D ist eine einzelne Ziffer gefolgt von Nullen (0,05, 5,00, 500,00) → eine Ziffer falsch gelesen. Bei Scans sind die üblichen Verdächtigen 3 und 8, 1 und 7, 5 und 6. Suchen Sie einen Betrag, bei dem diese Ziffer an dieser Stelle verwechselt worden sein könnte.
5. D entspricht dem Anfangssaldo oder einer Seitensumme → ein Saldo wurde als Umsatz gelesen. Zeilen wie "Saldo Übertrag" oder "Summe Seite", als Umsätze übernommen, verschieben das Ergebnis genau um ihren Wert.
6. D entspricht den letzten Gebühren oder Zinsen → eine Zeile außerhalb der Tabelle fehlt. Gebühren, Zinsen und Steuern stehen oft unter der Umsatztabelle in einem eigenen Übersichtskasten. Prüfen Sie das Ende der letzten Seite.

Passt keines der sechs Muster, sind oft zwei Fehler die Ursache, die sich teilweise aufheben. Dann ist der laufende Saldo der schnellste Weg.

Dem laufenden Saldo folgen, um die genaue Zeile zu finden

Die meisten Auszüge drucken nach jedem Umsatz einen Saldo. Mit dieser Spalte finden Sie die falsche Zeile, ohne den ganzen Auszug neu zu lesen:

1. Beginnen Sie beim Anfangssaldo.
2. Addieren Sie in jeder Zeile die Gutschrift oder ziehen Sie die Belastung ab, und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem in dieser Zeile gedruckten Saldo.
3. Die erste Zeile, in der beide nicht mehr übereinstimmen, ist die Fehlerstelle: diese Zeile oder eine fehlende Zeile direkt davor.

In Excel reichen zwei zusätzliche Spalten: eine mit vorherigem Saldo plus Gutschrift minus Belastung und eine, die das mit dem gedruckten Saldo vergleicht. Die erste Abweichung ist Ihre Zeile. Ein guter Konverter nutzt dieselbe Spalte automatisch: Wenn der laufende Saldo beweist, dass eine Belastung und eine Gutschrift vertauscht wurden, kann er sie noch vor der Prüfung in die richtige Spalte zurücksetzen.

Was eine Differenz von null beweist und was nicht

Eine Differenz von null ist ein starker Beleg: Sie schließt fehlende Zeilen und die meisten falsch gelesenen Beträge aus. Datum und Beschreibung prüft sie nicht, und in seltenen Fällen können sich zwei Fehler genau aufheben. Über die Echtheit des Dokuments sagt sie ebenfalls nichts: Es ist Arithmetik auf den extrahierten Daten, keine Wirtschaftsprüfung.

Deshalb lohnt es sich, einen Nachweis der Prüfung zusammen mit der Datei aufzubewahren: welcher Auszug, welcher Zeitraum, welche Salden und welches Ergebnis.

Wie myocr.app das umsetzt

Jeder auf myocr.app konvertierte Kontoauszug durchläuft diese Prüfung automatisch. Stimmen die Salden, sehen Sie es sofort; stimmen sie nicht, sehen Sie die genaue Differenz und können die obigen Muster direkt anwenden. Registrierte Nutzer können außerdem CSV für QuickBooks und Xero, OFX und einen einseitigen Balance Check Report mit Salden, Ergebnis und öffentlicher Prüfseite herunterladen. Im Excel-Add-in wird dieselbe Prüfung neben den Umsätzen ins Blatt geschrieben.