La quadratura non torna: trova l'errore dalla differenza

Una verifica fallita è una buona notizia

Quando saldo iniziale + entrate − uscite non arriva al saldo finale stampato sull'estratto, la verifica ha fatto il suo lavoro: ha fermato un numero sbagliato prima che entrasse in contabilità. Trovato adesso, l'errore si corregge in pochi minuti. Trovato alla riconciliazione di fine mese, costa un pomeriggio.

E la differenza non è solo un numero da annotare. La sua dimensione di solito dice che tipo di errore stai cercando e dove trovarlo. Questa guida spiega come leggerla.

Passo zero: questo estratto si può verificare?

La verifica ha bisogno di tre cose dal documento: il saldo iniziale, il saldo finale e tutti i movimenti in mezzo. Se ne manca una, una differenza non significa un errore. Escludi prima questi casi:

• Una sola pagina di un estratto più lungo. Il saldo iniziale è nella prima pagina e quello finale nell'ultima: una pagina sola, o una foto sola, non può quadrare. Carica l'estratto completo in un unico PDF: l'app scanner di qualsiasi telefono unisce le foto in un solo file.
• Una pagina mancante nel PDF ricevuto. Confronta il totale "a riportare" in fondo a ogni pagina con il "riporto" in cima alla successiva. Dove non coincidono, manca una pagina.
• Due conti o due valute nello stesso file. Ogni conto ha il suo saldo iniziale e finale: separali e verificali uno alla volta.
• Un estratto provvisorio stampato a metà periodo, senza saldo finale: non c'è ancora niente con cui confrontare.

Leggi la differenza: sei impronte

Chiama D la differenza tra il saldo finale calcolato e quello stampato sull'estratto. Poi prova questi schemi, in quest'ordine:

1. D è uguale a un movimento → una riga manca o è contata due volte. Se il saldo calcolato è troppo alto, cerca un'uscita di quell'importo saltata, o un'entrata contata due volte. Se è troppo basso, il contrario. Cerca nell'estratto proprio quell'importo.
2. D è il doppio di un movimento → un segno è invertito. Un pagamento letto come incasso, o viceversa, sposta il saldo del doppio del suo valore. Dividi D per due e cerca un movimento di quell'importo nella colonna sbagliata.
3. D è divisibile per 9 → due cifre scambiate, o una virgola spostata. Scambiare due cifre vicine produce sempre una differenza divisibile per 9: 54,10 letto come 45,10 sbaglia di 9,00. Lo stesso vale per una virgola spostata: 1.250,00 letto come 125,00 sbaglia di 1.125,00, cioè 9 × 125. È uno dei controlli più vecchi della contabilità, e funziona altrettanto bene sugli errori di lettura automatica.
4. D è una sola cifra seguita da zeri (0,05, 5,00, 500,00) → una cifra letta male. Nelle scansioni i sospetti abituali sono 3 e 8, 1 e 7, 5 e 6. Cerca un importo in cui quella cifra, in quella posizione, potrebbe essere stata letta al contrario.
5. D è uguale al saldo iniziale o a un subtotale di pagina → un saldo è stato letto come movimento. Righe come "Saldo riportato" o "Totale pagina", estratte come movimenti, spostano il risultato esattamente del loro valore.
6. D è uguale alle ultime spese o agli interessi → è stata saltata una riga fuori tabella. Commissioni, interessi e imposte sono spesso stampati sotto la tabella dei movimenti, in un riquadro di riepilogo a parte. Controlla il fondo dell'ultima pagina.

Se nessuno dei sei schemi si applica, spesso la causa sono due errori che si compensano in parte. In quel caso la via più rapida è il saldo progressivo.

Segui il saldo progressivo per trovare la riga esatta

La maggior parte degli estratti stampa un saldo dopo ogni movimento. Quella colonna permette di trovare la riga sbagliata senza rileggere tutto l'estratto:

1. Parti dal saldo iniziale.
2. Per ogni riga aggiungi l'entrata o sottrai l'uscita, e confronta il risultato con il saldo stampato su quella riga.
3. La prima riga in cui i due smettono di coincidere è dove sta l'errore: in quella riga, o in una riga mancante subito prima.

In Excel bastano due colonne in più: una con saldo precedente più entrata meno uscita, e una che lo confronta con il saldo stampato. La prima discordanza è la tua riga. Un buon convertitore usa la stessa colonna in automatico: quando il saldo progressivo dimostra che un'uscita e un'entrata sono state scambiate, può rimetterle nella colonna giusta prima ancora di fare la verifica.

Cosa dimostra una differenza zero, e cosa no

Una differenza zero è una prova forte: esclude righe mancanti e la maggior parte degli importi letti male. Non controlla date e descrizioni, e in rari casi due errori possono compensarsi esattamente. Non dice nulla nemmeno sull'autenticità del documento: è aritmetica sui dati estratti, non una revisione.

Per questo conviene conservare una traccia della verifica insieme al file: quale estratto, quale periodo, quali saldi e quale esito.

Come lo gestisce myocr.app

Ogni estratto conto convertito su myocr.app passa da questa verifica in automatico. Quando i saldi coincidono lo vedi subito; quando non coincidono, vedi la differenza esatta, così puoi applicare subito gli schemi qui sopra. Gli utenti registrati possono anche scaricare i CSV per QuickBooks e Xero, l'OFX e un Balance Check Report di una pagina con saldi, esito e pagina di verifica pubblica. Nel componente aggiuntivo per Excel, la stessa verifica viene scritta nel foglio accanto ai movimenti.