A conferência de saldos falhou: encontre o erro pela diferença

Uma conferência que falha é uma boa notícia

Quando saldo inicial + créditos − débitos não chega ao saldo final impresso no extrato, a conferência fez o seu trabalho: barrou um número errado antes que ele entrasse na contabilidade. Encontrado agora, o erro se corrige em minutos. Encontrado na conciliação de fim de mês, custa uma tarde.

E a diferença não é só um número para anotar. O tamanho dela costuma dizer que tipo de erro você está procurando e onde encontrá-lo. Este guia mostra como lê-la.

Passo zero: dá para conferir este extrato?

A conferência precisa de três coisas do documento: o saldo inicial, o saldo final e todos os lançamentos entre eles. Se faltar um deles, uma diferença não significa erro. Descarte primeiro estes casos:

• Uma única página de um extrato mais longo. O saldo inicial está na primeira página e o final na última: uma página só, ou uma foto só, não tem como fechar. Envie o extrato completo em um único PDF: o app de scanner de qualquer celular junta as fotos em um só arquivo.
• Uma página faltando no PDF recebido. Compare o total "a transportar" no rodapé de cada página com o "transporte" no topo da seguinte. Onde não batem, falta uma página.
• Duas contas ou duas moedas no mesmo arquivo. Cada conta tem seu próprio saldo inicial e final: separe-as e confira cada uma.
• Um extrato parcial emitido no meio do período, sem saldo final: ainda não há com o que comparar.

Leia a diferença: seis marcas

Chame de D a diferença entre o saldo final calculado e o impresso no extrato. Depois teste estes padrões, nesta ordem:

1. D é igual a um lançamento → falta uma linha ou ela foi contada duas vezes. Se o saldo calculado está alto demais, procure um débito desse valor que ficou de fora, ou um crédito contado duas vezes. Se está baixo demais, o contrário. Procure no extrato exatamente esse valor.
2. D é o dobro de um lançamento → um sinal está invertido. Um pagamento lido como recebimento, ou vice-versa, desloca o saldo em duas vezes o seu valor. Divida D por dois e procure um lançamento desse valor na coluna errada.
3. D é divisível por 9 → dois dígitos trocados, ou uma vírgula deslocada. Trocar dois dígitos vizinhos sempre gera uma diferença divisível por 9: 54,10 lido como 45,10 erra em 9,00. O mesmo vale para uma vírgula deslocada: 1.250,00 lido como 125,00 erra em 1.125,00, ou seja, 9 × 125. É uma das conferências mais antigas da contabilidade e funciona igualmente bem com erros de leitura automática.
4. D é um único dígito seguido de zeros (0,05, 5,00, 500,00) → um dígito lido errado. Em digitalizações, os suspeitos de sempre são 3 e 8, 1 e 7, 5 e 6. Procure um valor em que esse dígito, nessa posição, possa ter sido lido trocado.
5. D é igual ao saldo inicial ou a um subtotal de página → um saldo foi lido como lançamento. Linhas como "Saldo anterior" ou "Total da página", extraídas como lançamentos, desviam o resultado exatamente no seu valor.
6. D é igual às últimas tarifas ou juros → ficou de fora uma linha fora da tabela. Tarifas, juros e impostos costumam vir impressos abaixo da tabela de lançamentos, em um quadro de resumo separado. Confira o fim da última página.

Se nenhum dos seis se encaixa, a causa costuma ser dois erros que se compensam em parte. Nesse caso, o saldo corrente é o caminho mais rápido.

Siga o saldo corrente para achar a linha exata

A maioria dos extratos imprime um saldo depois de cada lançamento. Essa coluna permite achar a linha errada sem reler o extrato inteiro:

1. Comece pelo saldo inicial.
2. Em cada linha, some o crédito ou subtraia o débito, e compare o resultado com o saldo impresso naquela linha.
3. A primeira linha em que os dois deixam de bater é onde está o erro: nessa linha, ou em uma linha que falta logo antes dela.

No Excel bastam duas colunas a mais: uma com o saldo anterior mais o crédito menos o débito, e outra que o compara com o saldo impresso. A primeira divergência é a sua linha. Um bom conversor usa essa mesma coluna automaticamente: quando o saldo corrente prova que um débito e um crédito foram trocados, ele pode devolvê-los à coluna certa antes mesmo da conferência.

O que uma diferença zero prova, e o que não prova

Uma diferença zero é uma prova forte: descarta linhas faltando e a maioria dos valores lidos errado. Não confere datas nem descrições, e em casos raros dois erros podem se compensar exatamente. Também não diz nada sobre a autenticidade do documento: é aritmética sobre os dados extraídos, não uma auditoria.

Por isso vale a pena guardar um registro da conferência junto com o arquivo: qual extrato, qual período, quais saldos e qual resultado.

Como o myocr.app faz isso

Todo extrato bancário convertido no myocr.app passa por essa conferência automaticamente. Quando os saldos batem, você vê na hora; quando não batem, vê a diferença exata e pode aplicar os padrões acima imediatamente. Usuários cadastrados também podem baixar CSV para QuickBooks e Xero, OFX e um Balance Check Report de uma página com os saldos, o resultado e uma página de verificação pública. No suplemento para Excel, a mesma conferência é escrita na planilha ao lado dos lançamentos.