El cuadre falló: encuentra el error por la diferencia

Un cuadre fallido es una buena noticia

Cuando saldo inicial + abonos − cargos no llega al saldo final impreso en el extracto, la verificación ha hecho su trabajo: ha detenido un número erróneo antes de que llegara a la contabilidad. Encontrado ahora, el error se corrige en minutos. Encontrado en la conciliación de fin de mes, cuesta una tarde.

Además, la diferencia es algo más que un número para apuntar. Su tamaño suele indicar qué tipo de error buscas y dónde encontrarlo. Esta guía explica cómo leerla.

Paso cero: ¿se puede verificar este extracto?

La verificación necesita tres cosas del documento: el saldo inicial, el saldo final y todos los movimientos intermedios. Si falta una, una diferencia no significa un error. Descarta primero estos casos:

• Una sola página de un extracto más largo. El saldo inicial está en la primera página y el final en la última: una sola página, o una sola foto, no puede cuadrar. Sube el extracto completo en un único PDF: la app de escáner de cualquier móvil une las fotos en un solo archivo.
• Una página que falta en el PDF recibido. Compara el total "suma y sigue" al pie de cada página con el "saldo anterior" al principio de la siguiente. Donde no coinciden, falta una página.
• Dos cuentas o dos monedas en el mismo archivo. Cada cuenta tiene su propio saldo inicial y final: sepáralas y verifica cada una por separado.
• Un extracto provisional impreso a mitad de periodo, sin saldo final: todavía no hay nada con qué comparar.

Lee la diferencia: seis huellas

Llama D a la diferencia entre el saldo final calculado y el impreso en el extracto. Después prueba estos patrones, en este orden:

1. D es igual a un movimiento → falta una línea o está contada dos veces. Si el saldo calculado es demasiado alto, busca un cargo de ese importe que se haya omitido, o un abono contado dos veces. Si es demasiado bajo, lo contrario. Busca en el extracto exactamente ese importe.
2. D es el doble de un movimiento → un signo está invertido. Un pago leído como cobro, o al revés, mueve el saldo el doble de su valor. Divide D entre dos y busca un movimiento de ese importe en la columna equivocada.
3. D es divisible por 9 → dos cifras intercambiadas, o una coma desplazada. Intercambiar dos cifras contiguas siempre produce una diferencia divisible por 9: 54,10 leído como 45,10 se desvía 9,00. Lo mismo ocurre con una coma desplazada: 1.250,00 leído como 125,00 se desvía 1.125,00, es decir, 9 × 125. Es una de las comprobaciones más antiguas de la contabilidad y funciona igual de bien con los errores de lectura automática.
4. D es una sola cifra seguida de ceros (0,05, 5,00, 500,00) → una cifra mal leída. En los escaneos los sospechosos habituales son 3 y 8, 1 y 7, 5 y 6. Busca un importe en el que esa cifra, en esa posición, pueda haberse leído al revés.
5. D es igual al saldo inicial o a un subtotal de página → un saldo se leyó como movimiento. Filas como "Saldo anterior" o "Total página", extraídas como movimientos, desvían el resultado exactamente en su valor.
6. D es igual a las últimas comisiones o intereses → se omitió una línea fuera de la tabla. Comisiones, intereses e impuestos suelen imprimirse debajo de la tabla de movimientos, en un recuadro de resumen aparte. Revisa el final de la última página.

Si ninguno de los seis encaja, la causa suele ser dos errores que se compensan en parte. En ese caso, el saldo acumulado es el camino más rápido.

Sigue el saldo acumulado para encontrar la fila exacta

La mayoría de los extractos imprimen un saldo después de cada movimiento. Esa columna permite encontrar la fila errónea sin releer todo el extracto:

1. Empieza por el saldo inicial.
2. En cada fila suma el abono o resta el cargo, y compara el resultado con el saldo impreso en esa fila.
3. La primera fila en la que dejan de coincidir es donde está el error: en esa fila, o en una fila que falta justo antes.

En Excel bastan dos columnas más: una con el saldo anterior más el abono menos el cargo, y otra que lo compara con el saldo impreso. La primera discrepancia es tu fila. Un buen conversor usa esa misma columna automáticamente: cuando el saldo acumulado demuestra que un cargo y un abono se intercambiaron, puede devolverlos a la columna correcta antes incluso de verificar.

Qué demuestra una diferencia cero, y qué no

Una diferencia cero es una prueba sólida: descarta líneas que faltan y la mayoría de los importes mal leídos. No comprueba fechas ni descripciones, y en casos raros dos errores pueden compensarse exactamente. Tampoco dice nada sobre la autenticidad del documento: es aritmética sobre los datos extraídos, no una auditoría.

Por eso conviene guardar un registro de la verificación junto al archivo: qué extracto, qué periodo, qué saldos y qué resultado.

Cómo lo gestiona myocr.app

Cada extracto bancario convertido en myocr.app pasa por esta verificación automáticamente. Cuando los saldos coinciden lo ves enseguida; cuando no, ves la diferencia exacta, así que puedes aplicar de inmediato los patrones anteriores. Los usuarios registrados también pueden descargar CSV para QuickBooks y Xero, OFX y un Balance Check Report de una página con los saldos, el resultado y una página de verificación pública. En el complemento para Excel, la misma verificación se escribe en la hoja junto a los movimientos.