Excel छोड़े बिना PDF से Excel तक: myocr.app ऐड-इन Microsoft Marketplace पर है

ऐड-इन क्यों, जब Excel पहले से PDF इम्पोर्ट करता है

Excel का बिल्ट-इन "Get Data from PDF" एक ही तरह की फ़ाइल पर अच्छा काम करता है: वह PDF जिसके अंदर असली टेक्स्ट हो, जो किसी सॉफ़्टवेयर से बना हो। उसे स्कैन किया हुआ स्टेटमेंट, फ़ोटो खींची हुई रसीद या प्रिंट करके दोबारा स्कैन की गई सप्लायर की इनवॉइस दें, और उसे इम्पोर्ट करने के लिए कुछ नहीं मिलता। अकाउंटिंग में ज़्यादातर कॉपी-पेस्ट आज भी यहीं होता है: आँखें PDF पर, उँगलियाँ कीबोर्ड पर, एक बार में एक नंबर।

myocr.app ऐड-इन असली OCR को Excel के अंदर लाता है। आप दस्तावेज़ को साइड पैनल में खोलते हैं, जो चाहिए उसके चारों ओर एक बॉक्स बनाते हैं, और पहचानी गई वैल्यू चुनी हुई सेल में आ जाती है। 11 अक्टूबर से यह Microsoft Marketplace पर प्रकाशित है, और इससे एक व्यावहारिक बात बदलती है: इंस्टॉल करने के लिए अब मैनिफेस्ट फ़ाइल की ज़रूरत नहीं।

30 सेकंड में इंस्टॉल करें

1. Excel खोलें और Home → Add-ins पर जाएँ (कुछ संस्करणों में: Insert → Get Add-ins)।
2. myocr खोजें और Add पर क्लिक करें। लिस्टिंग का नाम "PDF OCR and Snip for myocr.app" है, प्रकाशक MAD.AI SRL।
3. Home टैब में नया OCR & Snip बटन दिखता है। पैनल खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
4. Sign in with myocr पर क्लिक करें और अपने myocr.app खाते से लॉग इन करें। और कुछ सेट करने की ज़रूरत नहीं।

डाउनलोड करने के लिए कुछ नहीं और अपडेट करने के लिए कुछ नहीं: Office ऐड-इन हर बार वेब से लोड होता है, इसलिए आप हमेशा मौजूदा संस्करण चलाते हैं। यह Excel for Windows, Excel for Mac और Excel on the web पर काम करता है, Microsoft 365 या Excel 2021 और उसके बाद के संस्करणों के साथ। अगर आपका संगठन स्टोर ब्लॉक करता है, तो दो मिनट का मैनिफेस्ट इंस्टॉल विकल्प के रूप में काम करता है।

पहला स्निप

पैनल में PDF या इमेज लोड करें, उस सेल पर क्लिक करें जहाँ वैल्यू चाहिए, फिर दस्तावेज़ पर उसके चारों ओर बॉक्स बनाएँ: कुल राशि, इनवॉइस नंबर, तारीख, GST नंबर। टेक्स्ट पहचाना जाता है और सेल में लिखा जाता है। नंबर नंबर के रूप में आते हैं, इसलिए वे आपके टाइप किए किसी भी मान की तरह जुड़ते और क्रमबद्ध होते हैं।

सेल दस्तावेज़ की सटीक जगह का लिंक भी रखती है। महीनों बाद उस पर क्लिक करें और ऐड-इन फ़ाइल दोबारा खोलकर वह हिस्सा हाइलाइट करता है जहाँ से वैल्यू आई थी। जिसे यह दिखाना हो कि कोई आँकड़ा कहाँ से आया, उसके लिए यही सबसे ज़रूरी हिस्सा है।

पूरी टेबल, स्कैन और फ़ोटो सहित

ऐसा हिस्सा चुनें जिसमें टेबल हो, या पूरा पेज, और ऐड-इन चुनी हुई सेल से शुरू करके शीट में पंक्तियाँ और कॉलम लिख देता है। यही वह कदम है जो Excel का अपना इम्पोर्टर स्कैन किए पेजों पर नहीं उठा पाता। बैंक स्टेटमेंट को एक अतिरिक्त जाँच मिलती है: शुरुआती बैलेंस जमा क्रेडिट घटा डेबिट की तुलना अंतिम बैलेंस से होती है, और नतीजा लेनदेन के बगल में लिखा जाता है, वही बैलेंस जाँच जो आपको वेबसाइट पर मिलती है।

दो छोटे टूल हैरान करने वाला समय बचाते हैं। Sum snip: कई राशियों पर एक बॉक्स, और कुल एक सेल में। Re-check from source: दस्तावेज़ को दोबारा पढ़ता है और हर सेल को ✓ या ✗ से चिह्नित करता है, इस आधार पर कि वह अब भी मेल खाती है या नहीं; शीट में किसी के बदलाव करने के बाद उपयोगी।

एक जैसे दस्तावेज़ों के बैच

एक ही सप्लायर की पचास इनवॉइस हों तो आप पचास बॉक्स नहीं बनाना चाहेंगे। फ़ील्ड एक बार टेम्पलेट के रूप में तय करें (नंबर, तारीख, कुल, टैक्स), पूरा बैच पैनल में लोड करें, और ऐड-इन हर दस्तावेज़ की एक पंक्ति निकालता है। पैनल लोड की गई फ़ाइलों की खोजने योग्य सूची रखता है ताकि आप एक से दूसरी पर जा सकें।

कीमत क्या है

ऐड-इन myocr.app सब्सक्रिप्शन पर चलता है: Starter €19 प्रति माह में 1,200 पेज, या Pro €49 प्रति माह में 3,500 पेज। सब्सक्रिप्शन के पेज वेबसाइट पर कन्वर्ज़न के लिए भी काम करते हैं। सब्सक्राइब करने से पहले आप इसे 5 मुफ़्त पेजों के साथ आज़मा सकते हैं; ट्रायल के लिए API कुंजियों की तरह सत्यापित कार्ड ज़रूरी है, लेकिन कोई शुल्क नहीं लगता। ध्यान दें कि वेबसाइट पर खरीदे गए पे-ऐज़-यू-गो पेज पैक आज ऐड-इन पर लागू नहीं होते।

आपके दस्तावेज़ पहचान के लिए myocr.app के सर्वर से गुज़रते हैं, इसलिए ऐड-इन को इंटरनेट कनेक्शन चाहिए और यह ऑफ़लाइन काम नहीं करता।