myocr para Excel — guía de uso

Resumen

El complemento myocr vive dentro de Excel: abre un PDF o una imagen en el panel lateral, selecciona lo que necesitas y el dato aparece en tu hoja — como valor en una celda o como tabla completa.

Lo que lo distingue de un OCR normal es el vínculo con el origen: cada celda que rellenas conserva un enlace a la página y la región exactas de las que proviene, así tú (o un colega) puedes hacer clic en un valor y ver el documento original resaltado. Nada que volver a revisar a mano.

Trabajas por completo en Excel — sin copiar y pegar entre apps, sin un sitio web aparte. Los documentos que abres los procesa el motor OCR de myocr y los resultados se escriben directamente en tu libro.

Instalar y acceder

Instala el complemento desde la tienda de complementos de Office (busca «myocr») o carga el manifiesto durante el acceso anticipado. Una vez instalado aparece en la pestaña Inicio y se abre como panel lateral.

Haz clic en «Acceder con myocr». Una ventana te permite entrar con correo y contraseña, con Google o con un enlace mágico sin contraseña. El complemento se configura solo — genera una clave dedicada para ti, así no hay nada que copiar ni pegar.

Para usar el complemento necesitas una tarjeta verificada y una suscripción activa o una prueba gratuita no agotada. Al acceder desde un ordenador nuevo la clave se regenera, así que los dispositivos anteriores pueden pedirte acceder de nuevo.

Para usar otra cuenta, haz clic en «Cambiar cuenta» y accede de nuevo. También puedes configurarlo a mano: en tu página de cuenta usa «Copiar la clave del complemento de Excel» y pégala en el campo Avanzado (clave manual) del complemento — útil cuando gestionas más de una cuenta.

Instalación mediante manifest (acceso anticipado)

Mientras la publicación en la tienda está en revisión, puedes instalar el complemento tú mismo en unos dos minutos. Primero, descarga el archivo manifest.

1. Excel en la web (la forma más rápida): abre un libro en office.com, ve a Insertar → Complementos → Mis complementos → Cargar mi complemento y elige el archivo manifest descargado.
2. Excel para Mac: copia el archivo manifest en la carpeta ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Documents/wef (crea la carpeta «wef» si no existe) y reinicia Excel.
3. Excel para Windows: cargar un manifest a mano requiere un catálogo en carpeta compartida, un proceso más laborioso — hasta que la tienda esté activa recomendamos Excel en la web, o escríbenos y te guiamos.

Una vez cargado, myocr aparece en la pestaña Inicio. El complemento se ejecuta desde la web, así que siempre tienes la última versión — nada que actualizar. Para quitarlo, elimina el manifest de donde lo añadiste.

Extraer datos

Tienes varias acciones. La mayoría lee el documento y cuesta una página por cada página que procesa; «Verificar todo» es una recomprobación local y siempre es gratis. Consejo: para capturar una tabla, «Tabla de página completa» — o «Documento completo» para todas las páginas — es más barato y limpio que muchos recortes pequeños.

Para un documento de varias páginas usa «Documento completo»: extrae las tablas de todas las páginas de una vez, con la mejor estructura de columnas. Los documentos grandes (más de 10 páginas) se procesan en segundo plano — verás un mensaje «documento grande, procesando…» mientras trabaja. Para procesar varios archivos juntos, usa «Convertir todos los documentos».

«Verificar todo» vuelve a comprobar cada celda vinculada con su origen guardado y resalta en rojo cualquier cambio; aparece una lista en la que puedes hacer clic para saltar directamente a cada diferencia.

El visor

El panel muestra el documento actual en un lienzo. Arrastra un rectángulo para seleccionar la región con la que trabajar; haz clic derecho en la selección para acciones rápidas.

Usa acercar / alejar / ajustar para encuadrar el área con precisión, y el botón de rotación (90°) para enderezar un escaneo torcido — la orientación se recuerda, así que al reabrir el origen luego lo verás igual.

Para PDF de varias páginas usa el paginador ‹ N / M › para moverte entre páginas. Cambiar el tamaño del panel cancela una selección en curso, así que dibuja el rectángulo tras ajustar la vista.

Vínculo con el origen

Cada valor que escribe el complemento recuerda de dónde viene: documento, página y región exacta. Selecciona una celda vinculada y haz clic en «Mostrar origen» para reabrir ese documento con la región resaltada en verde — la forma más rápida de auditar un número.

Los vínculos se guardan dentro del libro y sobreviven a guardar y reabrir. Cada uno está anclado a un rango con nombre oculto, así que insertar o eliminar filas mueve el vínculo con el dato en vez de romperlo.

Los documentos de origen se guardan en la nube ligados a tu cuenta, así un libro vinculado abierto en otro ordenador aún puede mostrar sus orígenes. Usa «Desvincular» para quitar un vínculo (y borrar el origen guardado cuando nada más lo usa).

Plantillas de campos

Cuando procesas muchos documentos con el mismo diseño (facturas de un proveedor, un formulario recurrente), define una plantilla una sola vez: dibuja un rectángulo sobre cada campo y añádelo desde la selección. Las plantillas se guardan en el libro.

«Escribir encabezados» coloca los títulos de columna; «Aplicar plantilla (fila)» extrae luego cada campo del documento actual y escribe una fila, avanzando la selección a la siguiente. Combinado con la lista de varios documentos, conviertes una carpeta de documentos parecidos en una tabla ordenada.

Trabajar con varios documentos

Arrastra varios archivos al panel (o haz clic para explorar) para cargarlos todos a la vez. Los tipos de archivo no admitidos se descartan automáticamente.

La lista «Documentos» te permite buscar por nombre, cambiar de documento y quitarlos uno a uno. Los orígenes restaurados desde la nube también aparecen aquí, así puedes seguir trabajando entre sesiones.

Para convertir varios archivos a la vez, usa «Convertir todos los documentos»: una pregunta rápida te consulta cómo disponer los resultados — una hoja por documento (predeterminado) o todo apilado en la hoja actual. Los archivos ya convertidos en esta sesión se omiten, así nunca pagas dos veces.

Páginas y costes

La facturación es por página. Una extracción de una sola región — recorte a celda, tabla de selección, tabla de página completa o suma — cuesta una página; «Documento completo» y «Convertir todos los documentos» cuestan una página por cada página que procesan. «Verificar todo» no cuesta nada porque recomprueba valores que ya tienes, sin una nueva extracción.

El panel muestra un aviso con cuántas páginas te quedan y te avisa cuando se agotan (80% usado). Las páginas del complemento provienen de tu suscripción o — si aún no tienes suscripción — de la prueba gratuita del complemento (este saldo de prueba no es el mismo que los paquetes de páginas web).

Cuando se acaban las páginas, el complemento se detiene y te indica cómo suscribirte o recargar; nunca te cobra por sorpresa.

Formatos y límites

Archivos aceptados: PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP, BMP y TIFF. Puedes abrir PDF grandes de varias páginas y extraerlos página a página o tomar el documento completo de una vez (hasta 500 páginas; los archivos grandes se procesan en segundo plano).

El complemento necesita conexión a internet: el OCR se ejecuta en los servidores de myocr, así que no funciona sin conexión. Extrae tablas y texto; los tipos de documento especializados (facturas, recibos y más) están disponibles a través de la API.